検討いたしました。

複数人で登録を行いたいだけであれば、管理者のIDとパスワードを共用して（同じID,パスワードで管理者ログインする）同時に登録を行うことは可能です。
この場合は、カスタマイズ等は不要になります。
同じ管理者として登録することになりますので、誰が登録したかは記録されません。必要があれば、入力項目を1つ使用して登録者名を入力するなどの方法となります。

登録したデータが、誰が登録したかわかるようにしたい場合は、現在の高機能版を、ポータル版にアップグレード（費用は差額となります）していただき、これまでのカスタマイズを再度行う方法になります。カスタマイズ費用は、改めて見積もりをさせていただきます。
この方法では、ポータル版の持っている機能がすべて利用できます。

不明点があれば、再度お知らせください。

方法は2つありそうです。

1.ポータル版に、現在のカスタマイズ内容を反映して、データをインポートする
2.カスタマイズした高機能版にポータルの会員登録機能を追加する方法

どちらがより容易か検討しますので、1,2日お時間をください。
改めて回答差し上げます。